Perché le PMI cercano un'app presenze dipendenti gratuita
La ricerca di un software di rilevazione presenze gratis è comprensibile: il budget è stretto e il problema sembra piccolo. Di solito parte da tre situazioni:
- Il foglio Excel non regge più: errori, versioni diverse, ore da ricopiare ogni mese per il consulente del lavoro.
- Il badge costa troppo: un terminale costa indicativamente 800–2.000 €, più installazione e badge da sostituire.
- Serve un registro affidabile: il calendario presenze del Libro Unico del Lavoro (art. 39 D.L. 112/2008) deve riportare giorno per giorno ore, straordinari, assenze, ferie e riposi.
"Gratis" però descrive solo il prezzo di listino. Per scegliere bene bisogna guardare anche il tempo che lo strumento ti fa perdere e i rischi che ti lascia.
Le opzioni gratuite, una per una
1. Fogli Excel o Google Sheets
È l'unica soluzione davvero a costo zero. Funziona per pochi dipendenti in un'unica sede, a patto di usare un modello ordinato e compilarlo ogni giorno. I limiti: nessuna timbratura, ore scritte a mano (spesso a memoria), nessuna visione in tempo reale e file condivisi che vanno protetti. Se vuoi partire da qui, scarica un modello già pronto dalla pagina foglio presenze Excel gratis o leggi la guida al foglio presenze dipendenti in Excel.
2. Piani gratuiti delle app presenze
Alcuni fornitori offrono un piano gratuito o "freemium". È un buon modo per capire cosa ti serve. Le condizioni cambiano da fornitore a fornitore e nel tempo: verifica sempre il numero massimo di utenti, quali funzioni restano incluse (export, ferie, più sedi, GPS o QR), dove sono conservati i dati e cosa succede quando superi i limiti.
3. Software open source
Nessun canone di licenza e massima libertà tecnica. In cambio devi installarlo e mantenerlo: server, backup, aggiornamenti di sicurezza, accessi. Senza una persona tecnica in azienda o un fornitore che lo gestisca, il costo si sposta dalla licenza al tempo e alle consulenze.
Gestione presenze gratis per PMI: i costi che non vedi
- Tempo amministrativo: raccogliere fogli, ricopiare ore e rispondere alle contestazioni. Per un'azienda di 20–30 persone stimiamo 12.000–14.000 € l'anno di lavoro amministrativo con la gestione manuale.
- Errori in busta paga: le presenze registrate a mano hanno un tasso di errore stimato intorno al 15%, circa 1.500–2.000 € l'anno per 20–30 persone.
- Privacy: orari, assenze e posizioni sono dati personali. Con un foglio condiviso o un'app di cui non conosci il trattamento dei dati, la responsabilità resta comunque tua come datore di lavoro.
- Migrazione: quando superi i limiti di un piano gratuito devi cambiare strumento, spostare i dati e rifare la formazione.
Per fare il conto con i tuoi numeri usa il calcolatore ROI e leggi l'analisi sul costo della gestione presenze manuale.
Cosa verificare prima di scegliere
Che sia gratuito o a pagamento, fai queste domande a qualsiasi software presenze. A destra trovi le risposte per NoBadge.
| Domanda | Perché conta | NoBadge |
|---|---|---|
| Dove sono conservati i dati? | Il GDPR regola i trasferimenti fuori dall'UE | Server UE |
| Quanti dipendenti posso gestire? | I piani gratuiti spesso hanno un tetto | Nessun tetto: paghi solo chi timbra nel mese |
| Come timbrano i dipendenti? | Serve una prova di presenza, non solo un orario scritto | GPS con area per sede (fuori area la timbratura è rifiutata) o QR code che cambia ogni pochi secondi |
| Funziona senza rete? | Cantieri, campi e magazzini hanno spesso poco segnale | Sì con GPS: la timbratura resta sul telefono, con l'orario del telefono, e parte appena torna la rete. Con il QR serve connessione |
| Posso esportare le ore? | Il consulente del lavoro deve ricevere ore, straordinari e assenze | Export Excel del mese in un clic |
| Ferie, permessi e turni sono inclusi? | Altrimenti restano in chat e su carta | Sì, con approvazione in app e pianificazione turni |
| Serve hardware o un download? | Lettori e installazioni hanno un costo | No: si apre dal browser e si installa come app su Android e iPhone |
Quando una soluzione gratuita può bastare (e quando no)
Può bastare se hai 2–3 persone, tutte nella stessa sede, con orari fissi, e qualcuno compila il foglio ogni giorno. Anche un periodo di prova con un piano gratuito ha senso, per capire di cosa hai bisogno.
Non basta più quando:
- hai dipendenti in cantiere, presso i clienti come nelle imprese di pulizie o in più sedi, e ti serve la timbratura GPS o un QR code dinamico all'ingresso;
- lavori a turni o con personale stagionale e la squadra cambia di mese in mese;
- il consulente del lavoro ti chiede ogni mese di correggere ore e straordinari;
- vuoi sapere chi è entrato oggi senza telefonare a nessuno.
L'alternativa: prova gratuita e prezzo solo per chi timbra
Invece di un piano gratuito con funzioni ridotte, NoBadge offre una prova gratuita di 15 giorni senza carta di credito e poi un prezzo unico: 5,04 € per utente attivo al mese, con tutte le funzioni incluse. Utente attivo è chi timbra almeno una volta nel mese solare, quindi il totale varia: 3 persone costano 15,12 €, 10 persone 50,40 €, un mese senza timbrature 0 €.
- Timbratura da smartphone con GPS o QR code, senza badge né lettori.
- Sistemi antifalsificazione della posizione: area per ogni sede, posizione e orario salvati a ogni timbratura, correzioni solo con una nota. Nessuna app da browser può garantire al 100% una posizione non falsificabile, ma più controlli insieme rendono difficile barare.
- Ferie e permessi in app, turni pianificati, avviso al responsabile per le timbrature mancate.
- Export Excel per il consulente del lavoro e report presenze mensili.
La guida su GDPR e timbratura dei dipendenti spiega cosa chiedere a qualsiasi fornitore sul trattamento dei dati.
Prova tutto gratis, poi paghi solo chi timbra
15 giorni di prova senza carta di credito, poi 5,04 € per utente attivo al mese. Nessun hardware, nessun costo di attivazione.
Le condizioni dei software gratuiti cambiano da fornitore a fornitore: verifica sempre quelle in vigore. Per gli obblighi della tua azienda confrontati con il tuo consulente del lavoro.