Il foglio presenze dipendenti in Excel è ancora lo strumento più usato dalle piccole imprese italiane per tenere traccia delle ore: è gratuito, familiare e si può stampare e firmare. Funziona bene se è costruito con le colonne giuste e compilato ogni giorno. In questa guida trovi cosa deve contenere, i template gratuiti da scaricare, le formule utili e i segnali che è ora di passare a un'app.
Cosa deve contenere un foglio presenze
Qualunque modello tu usi, per ogni dipendente e per ogni giorno servono almeno queste informazioni:
| Colonna | Cosa scrivere | Perché serve |
|---|---|---|
| Data | Giorno del mese, con i weekend evidenziati | Il calendario presenze è giornaliero |
| Entrata e uscita | Orari nel formato 08:30 | Base per calcolare le ore lavorate |
| Pausa | Minuti di pausa non retribuita | Si sottrae dalle ore lorde |
| Ore nette | Calcolate dalla formula | Ore effettivamente lavorate |
| Straordinari | Ore oltre l'orario contrattuale | Vanno indicati separatamente per la busta paga |
| Assenza | Codice: ferie, permesso, malattia, ROL, riposo | Le assenze finiscono nel riepilogo del mese |
| Note e firma | Correzioni, cantiere o sede, firma del responsabile | Rende il foglio verificabile |
Per la malattia registra solo "malattia", non la diagnosi: la causa è un dato sulla salute e non serve nel foglio presenze.
I 5 template Excel gratuiti di NoBadge
Abbiamo preparato cinque fogli presenze in formato .xlsx, gratuiti e senza registrazione. Ognuno ha un foglio di istruzioni, celle viola chiaro da compilare, menu a tendina per le assenze, weekend e festività evidenziati e uno spazio per le firme. Li trovi tutti nella pagina foglio presenze Excel gratis; ecco quale scegliere:
- Foglio presenze mensile: un dipendente, un mese, giorno per giorno, con ore lavorate, ordinarie e straordinario (anche oltre la mezzanotte). Ideale per uffici, negozi e studi. Scarica .xlsx
- Registro presenze annuale 2026: dodici fogli mensili e un riepilogo dell'anno; cambiando l'anno in una cella si aggiornano date e festività. Scarica .xlsx
- Foglio presenze settimanale: quattro settimane da lunedì a domenica, con straordinari oltre la soglia giornaliera e settimanale; comodo per turni e orari variabili. Scarica .xlsx
- Foglio presenze cantiere: fino a 8 cantieri nel mese; ore ordinarie, straordinarie, festive e notturne calcolate da entrata e uscita, e ore per cantiere. Scarica .xlsx
- Foglio presenze più dipendenti: tutto il team in una tabella, una riga per persona e, per ogni giorno, le ore lavorate o un codice di assenza. Scarica .xlsx
Come compilare il foglio presenze in 5 passi
- Scarica e salva una copia per ogni dipendente, oppure una per mese se usi il modello per più dipendenti.
- Compila le celle iniziali: nome, mese, anno e ore contrattuali al giorno secondo il tuo CCNL.
- Registra entrata, uscita e pausa ogni giorno, non a fine settimana: le ore scritte a memoria sono la prima fonte di errori.
- Segna le assenze con il codice giusto dal menu a tendina: ferie, permesso, malattia, ROL.
- A fine mese controlla, firma e invia il riepilogo al consulente del lavoro, in Excel o in PDF.
Le formule Excel utili per il foglio presenze
Se preferisci costruire il tuo modello, queste formule coprono i calcoli di base (Excel in italiano, separatore punto e virgola). Ipotizziamo entrata in B2, uscita in C2, pausa in minuti in D2 e ore contrattuali in F2:
- Ore nette in decimali: =(C2-B2)*24-D2/60
- Straordinari del giorno: =MAX(0;E2-F2), dove E2 sono le ore nette
- Totale ore del mese: =SOMMA(E2:E32)
- Giorni di ferie: =CONTA.SE(G2:G32;"F"), se in G usi il codice F per le ferie
Per i turni che passano la mezzanotte usa =MOD(C2-B2;1)*24-D2/60. Proteggi le celle con le formule: una formula cancellata per errore falsa i totali senza avvisare.
I limiti del foglio Excel
Excel è un ottimo inizio, ma resta un documento compilato a mano. I limiti crescono con il numero di dipendenti:
- Ore scritte a mano, spesso a fine giornata o a fine settimana, quindi approssimative.
- Nessuna prova di presenza: non sai dove fosse il dipendente quando ha iniziato.
- Un file per persona: con 10–20 dipendenti diventa lavoro di raccolta, controllo e ricopiatura.
- Versioni diverse tra responsabile, dipendente e consulente.
- Ferie e permessi chiesti a voce o in chat e poi trascritti.
Le presenze registrate a mano hanno un tasso di errore stimato intorno al 15%: per un'azienda di 20–30 persone sono circa 1.500–2.000 € l'anno di correzioni. Approfondisci nei 7 errori più comuni nella gestione presenze.
Quando passare a un'app di rilevazione presenze
Il segnale arriva di solito in uno di questi casi:
- hai dipendenti fuori sede, in cantiere o presso i clienti;
- lavori a turni o con personale stagionale;
- hai più sedi o punti vendita;
- passi ore ogni mese a raccogliere e correggere fogli;
- vuoi sapere chi è entrato oggi senza telefonare.
Con NoBadge i dipendenti timbrano dallo smartphone con la timbratura GPS, che accetta la timbratura solo dentro l'area della sede, o con il QR code mostrato su un tablet all'ingresso, che cambia ogni pochi secondi. Senza segnale la timbratura GPS resta sul telefono, con l'orario del telefono, e parte appena torna la rete. Ferie e permessi si chiedono in app. A fine mese l'export Excel contiene già ore, straordinari e assenze, pronto per il consulente del lavoro.
| Voce | Foglio Excel | NoBadge |
|---|---|---|
| Costo | Gratis | 5,04 € per utente attivo al mese |
| Chi scrive le ore | Il dipendente o il responsabile, a mano | La timbratura dallo smartphone |
| Prova di presenza | Nessuna | GPS con area per sede o QR code dinamico |
| Ferie e permessi | Trascritti a mano | Richiesti e approvati in app |
| Più dipendenti e sedi | Un file per persona | Un pannello per tutti, sedi illimitate |
| File per il consulente | Da raccogliere e ricontrollare | Export Excel del mese in un clic |
Lo stesso Excel, compilato dalle timbrature
Utente attivo è chi timbra almeno una volta nel mese solare: se timbrano 10 dipendenti paghi 50,40 €, se il mese dopo ne timbrano 2 paghi 10,08 €. Prova gratuita senza carta di credito.
Cosa dice la normativa sul foglio presenze
La legge non impone uno strumento preciso: conta che le presenze siano registrate in modo corretto e completo.
- Libro Unico del Lavoro (art. 39 D.L. 112/2008): il calendario presenze riporta giorno per giorno ore lavorate, straordinari, assenze, ferie e riposi.
- D.Lgs. 66/2003: limiti di orario, pause, riposi e straordinari, precisati dal CCNL che applichi.
- Corte di giustizia UE, C-55/18: il sistema di misurazione dell'orario deve essere oggettivo, affidabile e accessibile.
- GDPR: il foglio presenze contiene dati personali. Conservalo in modo sicuro, con accesso solo a chi ne ha bisogno, per il tempo previsto dalla normativa vigente.
Approfondisci nella guida all'obbligo di rilevazione presenze e in quella su GDPR e timbratura dei dipendenti. Se stai valutando alternative gratuite, leggi anche cosa offrono i software presenze gratis.
Questo articolo è informativo: per gli obblighi della tua azienda e i tempi di conservazione confrontati con il tuo consulente del lavoro.